Een loonadministratie is verantwoordelijk voor de verwerking van alle lonen en uitkeringen van werknemers. Het proces kan in drie stappen worden opgesplitst: 1) het tellen van de gewerkte uren, 2) het berekenen van het brutoloon, en 3) het toepassen van inhoudingen op het nettoloon. Van werknemers wordt vaak verlangd dat zij aan het einde van elke dienst een tijdkaart indienen, evenals eventuele andere documenten zoals bewijs van verzekeringsdekking of bijdragen aan een belastinguitgesteld pensioenplan
De verantwoordelijkheden van de salarisadministratie gaan verder dan alleen het verwerken van salarissen; ze moeten soms ook berekeningen uitvoeren met betrekking tot de verdiensten van werknemers per uur (bijv. overuren), commissies, bonussen en aandelenopties. Het is belangrijk voor bedrijfseigenaren om te weten dat werkgevers formulier W-2 moeten indienen bij elke werknemer